Responsable des ressources matérielles

Type de candidature : Poste régulier - Temps plein

Date de début souhaité:

> Dès que possible

Sommaire du poste

Le(la) candidat(e) doit avoir une expérience concrète en planification logistique et démontrer de grandes compétences en service à la clientèle.

Les activités principales de ce poste consistent à répondre aux demandes internes et externes (Direction du CRIM, employés, sous-locataires, clients externes…) reliées à la logistique des bureaux et des ressources matérielles du CRIM.

Relevant de la Directrice principale, Administration et finances, le(la) responsable des ressources matérielles travaillera également en étroite collaboration avec la réceptionniste/agente administrative afin de se partager certaines tâches.

Description des principales fonctions

Location des espaces de bureau et gestion des sous-locataires :

  • Répondre aux demandes d’information sur la location des locaux.
  • Rencontrer les futurs sous-locataires et coordonner leur arrivée et par la suite, leur départ.
  • Gérer l’ensemble du processus de proposition de sous-location, d’entente de sous-location et d’avis de renouvellement.
  • Préparer la facturation des sous-locataires pour des services facturables (interurbains, photocopies, services divers, etc.)
  • Répondre aux demandes des sous-locataires (Déplacement mobilier, installation diverses, plaintes, etc.)

Réservation et location de salles de réunion :

  • Répondre aux demandes de location de salles.
  • Gérer l’ensemble des étapes de réservation et de location des salles : visite des salles, négociation et entente de prix, aménagement des salles en fonction des besoins et facturation.
  • Préparer les salles pour les réunions (montage/démontage, équipements requis), commander les traiteurs, donner les autorisations de permis d’alcool et réserver au besoin le gardien de sécurité et le personnel de service.
  • Être présent lors de l’événement pour s’assurer du bon déroulement de l’événement.
  • Assurer la logistique des réunions internes (assemblée générale, CA et comités, réunion du personnel, 5 à 7, etc.) du CRIM.

Services ressources matérielles :

  • Agir comme principal interlocuteur pour le gestionnaire de l’édifice et le service de sécurité et faire les demandes et les suivis, afin de s’assurer du bon fonctionnement général des espaces de bureau du CRIM (réparation des toilettes, remplacement des ampoules électriques, demandes diverses de ménage, etc.).
  • Faire les achats pour le CRIM (ressources matérielles; tout sauf matériel informatique) et négocier les contrats avec les fournisseurs (achat et location) pour les meubles, équipements et fournitures de bureau, etc.
  • Gérer les stocks et l’entrepôt.
  • Traiter et acheminer le courrier et les colis.
  • S’assurer du bon fonctionnement et de l’entretien quotidien des appareils du service (photocopieur, machine à café, déchiqueteuse) et faire les appels de service.
  • Gérer les clés, les accès et le parc de cellulaires du CRIM.
  • Coordonner les améliorations locatives pour les espaces du CRIM, incluant les demandes de soumissions, l’évaluation des soumissions, la gestion des entrepreneurs et le suivi des travaux, la validation des travaux et des factures.
  • Assurer le respect des conditions du bail.
  • Effectuer des réparations mineures (ajustement de portes et serrures, réparation de trous et retouches de peinture, éclairages, etc.).
  • Effectuer l’installation et les déplacements des bureaux et espaces de travail des employés.
  • Accueillir les nouveaux employés dans le processus d’accueil (sécurité des lieux et salles).
  • Être responsable de la sécurité des lieux en cas d’incendie, de catastrophe et d’intrusion.
  • Faire le remplacement à la réception et en soutien au poste de réception (vacances, congés).
  • Gérer les comptes corporatifs en collaboration avec la réception (messagerie, achat fournitures de bureau, etc.).

 

Qualifications recherchées

  • Expérience minimale de cinq (5) années en logistique.
  • Bonne maîtrise de la suite Office (Word et Excel).
  • Maîtrise orale et écrite des langues française et anglaise.

Exigences

  • Le présentiel est obligatoire.
  • Être flexible dans l’horaire de travail.
  • Être capable de soulever et transporter du mobilier et des marchandises régulièrement et sans aide. Le poids des items peut varier de – léger – à – lourd.

Les connaissances suivantes seraient un atout

Aucune connaissance supplémentaire n’est nécessaire

Qualités recherchées

  • Flexibilité, débrouillardise, entregent et courtoisie.

 

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